Cómo pedir datos de alcance 3 a tus proveedores sin que te ignoren

Para conseguir datos de alcance 3 de un proveedor hacen falta tres cosas: pedir un dato concreto y no "vuestra huella de carbono", que el correo salga de compras y no de sostenibilidad, y dar un formato de respuesta cerrado. El resto es priorización: dato primario solo a los proveedores que concentran el gasto, y factores de gasto para la cola larga.

¿Qué datos de alcance 3 hay que pedir realmente a un proveedor?

Depende del método de cálculo que vayas a usar. La Guía técnica del GHG Protocol para el cálculo del alcance 3 ordena los métodos de la categoría 1 (bienes y servicios comprados) de mayor a menor especificidad, y cada uno necesita un dato distinto. Pedir el dato equivocado es la causa más frecuente de que una campaña se quede sin respuestas.

El GHG Protocol también recomienda que, cuando se usan datos secundarios, se prefieran fuentes reconocidas internacionalmente, publicadas por gobiernos nacionales o revisadas por pares. Antes de montar la campaña conviene tener claro a qué corresponde cada compra dentro de las 15 categorías de alcance 3 del GHG Protocol, porque el dato que necesitas cambia por completo entre categorías.

¿Qué pedir en cada categoría de alcance 3?

Si todavía estás decidiendo qué entra en cada bolsa, el punto de partida es entender la diferencia entre las emisiones de alcance 1, 2 y 3 y qué parte del inventario depende de terceros.

¿A cuántos proveedores hay que pedir datos?

A muchos menos de los que crees. El Estándar de alcance 3 del GHG Protocol no obliga a recopilar dato primario de toda la base de proveedores: pide priorizar las actividades según su magnitud estimada de emisiones, su relevancia financiera (el gasto aguas arriba y los ingresos aguas abajo), el grado de influencia de la empresa sobre la actividad, su contribución a la exposición al riesgo, la preocupación de las partes interesadas y lo que señalen las guías sectoriales.

En la práctica, una regla operativa que funciona es esta: ordena a los proveedores por gasto anual, marca los que acumulan la mayor parte del gasto de las categorías materiales, y limita la campaña de dato primario a ese grupo. Para el resto, usa factores de gasto y documéntalo. Es mejor tener veinte respuestas buenas que doscientas peticiones sin contestar.

¿Cuánta información puedes exigir legalmente a un proveedor pequeño?

Desde 2026 hay un límite explícito. La Directiva (UE) 2026/470, publicada en el Diario Oficial el 26 de febrero de 2026 y en vigor desde el 18 de marzo de 2026, introduce el llamado límite de la cadena de valor: una empresa sujeta a información de sostenibilidad no puede exigir a una empresa de su cadena de valor con menos de 1.000 empleados de media más información de la que cubre el estándar voluntario, y esa empresa protegida tiene derecho a negarse a facilitar lo que exceda ese contenido.

La Comisión Europea adoptó el 3 de julio de 2026 los actos delegados con los ESRS revisados y con ese estándar voluntario de información de sostenibilidad para empresas más pequeñas, construido sobre el VSME que EFRAG publicó en diciembre de 2024 y que la Comisión ya había respaldado mediante la Recomendación (UE) 2025/1710, de 30 de julio de 2025. En el módulo básico del VSME, el bloque B3 cubre consumo energético total, emisiones de alcance 1 y de alcance 2 basadas en localización, e intensidad de emisiones sobre facturación. El alcance 3 no forma parte del módulo básico.

Consecuencia práctica: si pides a un proveedor pequeño su alcance 1 y 2 y su consumo energético, estás dentro de lo razonable y puedes apoyarte en el estándar. Si le pides una huella de producto verificada de cada referencia, estás fuera del límite y te puede decir que no. Esto cambia la conversación con las pymes proveedoras, y conviene explicárselo: es el mismo terreno que cubre el efecto cascada de la CSRD sobre las pymes de la cadena de suministro y los estándares simplificados para pymes.

Plantilla de correo para pedir datos de emisiones a un proveedor

Esta plantilla está pensada para enviarse desde la dirección de compras, con copia al contacto comercial habitual. Sustituye lo que va entre corchetes.

Asunto: [Nombre de tu empresa]: datos de emisiones 2025 para el expediente de proveedor

Cuerpo:

Hola [nombre],

Estamos cerrando el inventario de emisiones de [tu empresa] correspondiente al ejercicio 2025 y necesitamos incorporar los datos de los proveedores con los que más trabajamos. [Proveedor] está entre ellos.

Te pedimos cuatro datos. Si no los tienes todos, envíanos los que tengas y marcamos el resto como estimación por nuestra parte.

1. Consumo total de energía en 2025, en MWh (electricidad, gas y combustibles).
2. Emisiones de alcance 1 en toneladas de CO2e en 2025.
3. Emisiones de alcance 2 en toneladas de CO2e en 2025, indicando si es método basado en localización o en mercado.
4. Facturación de 2025, solo para poder calcular la intensidad. Si prefieres no compartirla, dínoslo y usamos el importe de vuestras ventas a nosotros.

Si además tienes calculada la huella de los productos que nos suministras (kg CO2e por unidad, de la cuna a la puerta), nos ahorra estimar y mejora la calidad del dato para los dos. Indícanos la norma que has seguido y el año del cálculo.

Puedes responder a este correo con los datos en el cuerpo del mensaje o en la plantilla adjunta. Fecha límite: [fecha, entre 3 y 4 semanas].

Contexto de por qué lo pedimos: nuestros clientes y nuestra entidad financiera nos piden el desglose de emisiones de la cadena de suministro, y los proveedores que aportan dato propio quedan reflejados con su cifra real en lugar de con una media sectorial. No necesitamos ningún informe, ni certificación, ni auditoría. Solo esos números.

Si el dato lo lleva otra persona en [proveedor], reenvíale este correo y dinos con quién seguimos.

Gracias,
[Nombre]
[Cargo], departamento de compras
[Teléfono]

¿Qué campos debe tener el cuestionario?

Cuanto más corto, mejor. Un cuestionario de proveedores que se responde en menos de quince minutos tiene otra vida que uno de cuarenta preguntas. Campos mínimos:

• Razón social, NIF y persona de contacto para datos ambientales.
• Ejercicio al que se refieren los datos.
• Consumo de electricidad en MWh y porcentaje con garantía de origen renovable.
• Consumo de gas natural y de otros combustibles, en MWh o en unidades físicas.
• Emisiones de alcance 1 y de alcance 2 en tCO2e, con el método de alcance 2 indicado.
• Si dispone de alcance 3 calculado, cifra total y categorías incluidas.
• Huella de producto por referencia suministrada, si existe: valor, unidad funcional, norma y alcance del ciclo de vida.
• Si el cálculo ha sido verificado por un tercero y por quién.
• Objetivos de reducción, si los hay, con año base y año objetivo.

Añade una casilla de "no disponible" en cada campo. Un formulario que obliga a rellenar todo se abandona; uno que permite decir que no se tiene el dato te da información útil sobre la madurez del proveedor.

¿Cómo se escalona una campaña de datos a proveedores?

Dos detalles cambian mucho el resultado. El primero es quién firma: un correo del comprador que gestiona el contrato se lee, uno de una dirección genérica de sostenibilidad se archiva. El segundo es la fecha: pedir datos en agosto o en la semana de cierre contable garantiza silencio.

¿Qué haces con los proveedores que no contestan?

Los rellenas y lo dices. Esa es la respuesta corta, y es exactamente lo que contempla el estándar. El GHG Protocol exige que en el informe se describan los tipos y fuentes de datos utilizados, que se declare el porcentaje de emisiones calculado con datos obtenidos de proveedores y que se describa la calidad del dato reportado. Un inventario con un 20% de dato primario y esa cifra declarada es correcto; uno que aparenta dato primario donde hay estimación, no.

Opciones para cubrir el hueco, de mejor a peor: media del sector con dato de actividad física, dato de un proveedor comparable del mismo grupo de compra, extrapolación desde otra planta o ejercicio del mismo proveedor, y factor de gasto sobre los euros facturados. Con esa jerarquía puedes cerrar el inventario y, al año siguiente, sustituir estimaciones por datos reales en los proveedores donde más pesa el error. Automatizar la parte de clasificación y de asignación de factor de emisión ahorra la mayor parte del trabajo manual, y es justo lo que resuelve el enfoque de calcular el alcance 3 con IA a partir de datos de proveedores.

Errores que hacen que te ignoren

• Pedir "vuestra huella de carbono" sin decir alcance, año ni unidad. Nadie sabe qué contestar.
• Enviar un Excel de sesenta filas con pestañas bloqueadas a un proveedor de diez personas.
• No dar fecha límite, o dar una a tres días vista.
• Pedir certificaciones o verificaciones que no necesitas para tu cálculo.
• No explicar para qué sirve el dato ni qué gana el proveedor.
• Mandar la petición desde una dirección sin persona detrás.
• Repetir la campaña cada año desde cero, sin reutilizar lo que ya respondieron.
• Ignorar el límite de la cadena de valor y exigir a una pyme más de lo que cubre el estándar voluntario.

Preguntas frecuentes

¿Es obligatorio calcular el alcance 3 en España?

No con carácter general. El Real Decreto 214/2025 obliga a las empresas en su ámbito a calcular anualmente la huella de carbono y a tener un plan de reducción, pero exige alcance 1 y alcance 2, y deja el alcance 3 como voluntario. Otra cosa es que tus clientes grandes, tu banco o un pliego de licitación te lo pidan.

¿Puedo negarme a dar datos si soy el proveedor?

Si tienes menos de 1.000 empleados de media, puedes negarte a facilitar información que exceda lo que cubre el estándar voluntario europeo, según la Directiva (UE) 2026/470. Dicho esto, dar tu alcance 1 y 2 suele jugar a favor: sustituye una media sectorial por tu cifra real, que casi siempre es mejor.

¿Cuántos datos primarios necesito para que el cálculo sea válido?

No hay un porcentaje mínimo fijado en el Estándar de alcance 3 vigente. Lo que sí se exige es declarar qué porcentaje de las emisiones se ha calculado con datos obtenidos de proveedores. El GHG Protocol tiene en revisión todo el bloque de estándares corporativos, incluido el de alcance 3, así que conviene seguir el proceso, pero a día de hoy no existe ningún umbral mínimo obligatorio.

¿Sirve pedir el dato a través de una plataforma en lugar de por correo?

Sirve si el proveedor ya la usa. Iniciativas sectoriales como Together for Sustainability en química, Catena-X en automoción o el intercambio de huella de producto según la metodología PACT del WBCSD funcionan bien cuando toda la cadena está dentro. Si tu proveedor no está, una plataforma nueva es una barrera más, y el correo con cuestionario corto rinde mejor.

¿Y si el proveedor me da una cifra que parece mal?

Pídele el desglose por fuente y el año, y compárala con el factor sectorial que usarías tú. Si la diferencia es de un orden de magnitud, casi siempre es un error de unidad (kWh contra MWh, kg contra toneladas) o un alcance mal asignado. Documenta la comprobación: forma parte de la calidad del dato que tendrás que describir.

Recopilar datos de la cadena de suministro es, sobre todo, un problema de proceso y de trazabilidad, no de fórmulas. Si quieres ver cómo se centraliza la petición, la respuesta y el cálculo en un solo sitio, con el rastro de origen de cada dato listo para un verificador, aquí tienes el software de huella de carbono de Manglai y su enfoque para gestores de la cadena de suministro.